Для частных клиентов
  • Отзывы клиентов

Министерство здравохранения Астраханской области 
28.04.2017

"Выражаем благодарность и искреннюю признательность творческому коллективу дизайнеров и менеджеров ООО "РПК"Первые руки" за профессиональный подход к разработке и воплощению мобильного выставочного стенда министерства здравоохранения Астраханской области"

Все отзывы

 

» полезное » подготовка к выставке по шагам

Шаг за шагом к выставке



Как и любой другой компонент маркетинговых коммуникаций, выставка призвана решать конкретные задачи, результаты которых всегда должны быть согласованы со стратегическими целями фирмы.

Правильно сформулированные цели участия компании в выставке определяют общий успех. Ведь от них зависит все, начиная от количества сотрудников на стенде и заканчивая подведением итогов и анализом эффективности участия. Можно также говорить о том, что каждая поставленная цель должна иметь четкий механизм ее достижения, приводящий к определенному конечному результату, то есть то, что можно подсчитать или измерить. В качестве подобных результатов выступают:

визиты покупателей на Ваш вытавочный рекламный стенд, количество совершенных покупок и проведенных переговоров, в результате которых была установлена обратная связь с покупателями или партнерами и др. Здесь вступает в силу известное правило бизнеса: если Вы не можете это измерить, Вы не можете этим управлять.

Выставка длится, как правило, 3-4 дня, но готовиться к ней необходимо задолго, минимум - за год. Лучшим помощником в этом деле может стать маркетинговый план подготовки к выставке. Ниже опубликован возможный вариант такого плана.

Срок

Основные задачи

 Организационные вопросы

Стенд

за 10 месяцев

1. Подведение итогов предыдущей выставки:

- количество контактов, «работающих» через два месяца после выставки
- число «выставочных» договоров и ожидаемая прибыль от их выполнения

2. Оценка эффективности предыдущей выставки

3. Принятие решения об участии в следующей выставке

Подача заявки на участие, оформление документов

Объявление тендера на разработку нового стенда среди дизайнерских и рекламных агентств

за 6 месяцев

1. Подготовка базы данных по желательным посетителям стенда:
партнеры по бизнесу (действующие и потенциальные)
представители отраслевых союзов, маркетинговых и рекламных агентств, СМИ и пр.
2. Подготовка технического задания на участие в выставке, указываются:
- цели участия
- методы и средства достижения целей
- порядок организации и план-график подготовки к выставке;
- распределение полномочий, обязанностей и  ответственности между сотрудниками компании
- перечень необходимых рекламно-представительских материалов

Поэтапная оплата счетов организатора

1. Подведение итогов тендера
2. Размещение заказа на производство стенда
3. Изготовление средств наружной рекламы

за 3 месяца

Подготовка и печать приглашений (в типографии, тираж от 300 до 5000 экз.)

Подготовка и изготовление рекламно-представительских материалов

 

за 2 месяца

Первая рассылка приглашений (по почте)

 

Приемка стенда

за 1 месяц

1. Вторая рассылка приглашений - писем за подписью руководителя (по факсу и почте)
2. Подготовка пакета бизнес-предложений к выставке

Привлечение временных специалистов для работы на стенде

 

за 2 недели

Обзвон партнеров, согласование времени посещения ими стенда

Согласование вопросов участия с организаторами

Согласование сроков и подготовка документов для завоза стенда

за неделю

1. Повторный обзвон партнеров, подготовка плана-графика переговоров на стенде
2. Подготовка плана-графика работы специалистов компании на выставке с распределением полномочий, обязанности и ответственности

Подготовка инструкций и инструктаж сотрудников

Завоз и монтаж стенда и оборудования

выставка

Организация работы на стенде:
- обеспечение дежурств менеджеров нужной квалификации
- управление потоками посетителей (встреча, регистрация, распределение, обеспечение начала переговоров)
- заполнение бланков отчетности по каждому контакту
- проведение сопутствующих мероприятий (пром-акции, конкурсы и пр.)
Распространение рекламно-представительской продукции

Обеспечение нормальной работы стенда и прведения мероприятий

 

через неделю

Подведение первых итогов:
- выполнение целей выставки
- общее количество контактов
- подготовка базы данных по посетителям стенда
- оценка работы сотрудников компании на выставке
- финансовые итоги (затраты и пр.)
- выводы и предложения по участию компании в выставках

 

демонтаж, вывоз, складирование стенда и оборудования

через 2 месяца

Подведение итогов выставки